Standar Operasional Prosedur

Friday, 08 September 2023 468 reads Nagari Sungai Talang (Super Administrator)

Standard Operating Procedure menjadi Pedoman Konsistensi Pekerjaan

SOP merupakan bagian dari Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). SOP yang dikelola dengan baik akan membantu pencapaian Standar Nasional Pendidikan (SNP) secara tepat sasaran. Sebagai salah satu tools manajemen, SOP dapat membantu lembaga pendidikan untuk mencapai sasaran organisasi secara efektif dan efisien.

Standard Operating Procedure (SOP) adalah pedoman yang berisi tahapan, langkah-langkah, prosedur-prosedur operasional standar yang ada dalam suatu organisasi. SOP ini digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah, atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemrosesan dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi, telah berjalan secara efektif, konsisten, standar, dan sistematis.

SOP kerap dipakai untuk menunjukkan kepatuhan terhadap suatu peraturan maupun praktik operasional. Serta guna mendokumentasikan atau mengabadikan bagaimana tugas wajib diselesaikan dalam organisasi kelompok atau individu. SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para Dosen, Guru, Tenaga Pendidikan, karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di lembaga pendidikan, staf perpustakaan, supervisor dan manager dll.

Segenap pegawai, tenaga pendidik dan kependidikan, perlu dilatih untuk menyusun /membuat dan secara konsisten melaksanakan isi SOP. SOP yang sudah dibuat harus dijalankan secara konsisten dengan disiplin dan bersungguh-sungguh. Komitmen segenap pimpinan lembaga pendidikan sangat diperlukan dalam keberhasilan implementasi SOP yang telah dibuat.

SOP memiliki tujuan penting dalam sebuah institusi, diantaranya:

  1. Agar segenap dosen/ tendik/petugas (pegawai) menjaga konsistensi dan tingkat kinerja atau tim dalam organisasi pada posisi kinerja terbaik.
  2. Agar jelas peran dan fungsi tiap-tiap posisi dalam organisasi. Menghindari situasi pekerjaan yang tumpang tindih dan ambigu.
  3. Memperjelas alur tahapan tugas. Memperjelas wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing petugas/pegawai terkait.
  4. Melindungi organisasi (unit kerja/dosen/tendik) atau petugas/pegawai dari resiko malpraktek atau kesalahan administrasi lainnya. Mencegah konflik kerja yang tidak produktif.
  5. Mencegah atau menghindari resiko kegagalan atau kesalahan. Mencegah keraguan, duplikasi dan inefisiensi.

Selain tujuan SOP memiliki beberapa manfaat, SOP sangat bermanfaat jika SOP sudah dibuat dengan benar, baku dan objektif. Seluruh pelanggan dan pengguna SOP akan dapat merasakan manfaat apabila SOP disusun dengan baik dan benar. Berikut manfaatnya:

  1. Keterbukaan Informasi, Salah satu SOP yang baik adalah dengan memberikan individu segala informasi kesehatan, keselamatan, lingkungan, dan operasional yang dibutuhkannya guna melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar. Dengan menempatkan nilai pada produksi sedangkan kamu mengabaikan kesehatan, keselamatan, dan lingkungan. Maka akan dapat berisiko pada jangka panjangnya. Untuk itu, lebih baiknya yaitu kamu melakukan orientasi dan melatih para karyawan dalam segala aspek ketika melaksanakan pekerjaan tersebut, ketimbang kamu harus menghadapi sebuah kecelakaan, litigasi ataupun denda nantinya.
  2. Tetap Konsisten, Fungsi SOP yang kedua yaitu tetap konsisten. Standar Operasional Prosedur juga akan memastikan bahwa operasi produksi dilaksanakannya tersebut harus secara konsisten. Hal itu dikarenakan guna menjaga pengelolaan kualitas proses dan produk. Oleh sebab itu, konsumen menginginkan individu dari perusahaan tetap memberikan produk dengan spesifikasi, dan kualitasnya secara konsisten. SOP menentukan tahapan-tahapan pekerjaan yang dapat dipakai guna membantu menstandarkan kualitas produk.
  3. Penyesuaian Jadwal, SOP memastikan bahwa suatu proses yang berlanjut tanpa adanya gangguan dan dapat terselesaikan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukannya. Serta dengan mengikuti SOP tersebut, dapat membantu kamu untuk menghindari pemadaman proses yang dikarenakan oleh kerusakan fasilitas atau kegagalan peralatan lainnya.
  4. Mereduksi Kegagalan, Guna memastikan bahwa tidak adanya suatu kegagalan yang terjadi dalam proses, dan pembuatan lainnya yang dapat membahayakan siapa saja di komunitas maupun organisasi sekitar, maka perlunya membuat SOP. Dengan mengikuti panduan kesehatan dan juga lingkungan akan memastikan terhadap bahaya yang mengancam lingkungan sekitar dan membuat kemarahan masyarakat.
  5. Kepatuhan Terhadap Hukum, SOP juga memastikan bahwa prosedur yang sudah disetujui tersebut wajib diikuti sesuai dengan peraturan perusahaan dan pemerintah. SOP yang telah ditulis dengan baik berperan guna memastikan bahwa peraturan pemerintah sudah dipenuhi. Standarisasi juga menunjukkan niat baik dari perusahaan untuk beroperasi dengan benar dan tepat. Kegagalan dalam menulis dan menggunakan SOP yang tepat hanya akan bisa memberikan sinyal terhadap pemerintah bahwa bisnis yang kamu miliki tidak serius memenuhi kepatuhan.
  6. Sebagai Standar Pelatihan, Manfaat SOP yang selanjutnya yaitu sebagai standar pelatihan. SOP juga memiliki tujuan sebagai sebuah dokumen pelatihan untuk manajemen lain dalam mengetahui proses pembuatan SOP. SOP menyeluruh dapat dipakai sebagai dasar dalam memberikan pelatihan standar bagi karyawan baru dalam pekerjaan tertentu dan bagi mereka yang memerlukan pelatihan ulang.
  7. Peningkatan Keterampilan Kerja, Standarisasi juga memiliki manfaat sebagai daftar periksa bagi rekan kerja yang mengamati kinerja guna memperkuat kinerja yang tepat. Proses memperhatikan sesama pekerja secara aktif berperan dengan satu pekerja yang lain pada semua aspek kinerja pekerjaan secara baik. Ketika menjabarkan prosedur yang benar dalam SOP yang baik, rekan kerja manapun dapat memakai SOP tersebut guna melatih lainnya serta membantu meningkatkan keterampilan dalam kerja.
  8. Membantu Auditor Manajemen, SOP juga memiliki manfaat sebagai daftar periksa untuk auditor. Penilaian kinerja merupakan proses yang serupa dengan pengamatan yang dijelaskannya pada sebelumnya, hanya saja umumnya melibatkan pencatatan. SOP harus berfungsi sebagai dasar yang kuat saat mengembangkan daftar periksa audit secara terperinci atau ringkas.
  9. Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja, SOP bertindak sebagai sebuah historis tentang mengapa, bagaimana dan kapan langkah dalam proses yang telah ada. Ini memberikan dasar faktual guna merevisi langkah-langkah tersebut saat suatu proses diubah. SOP tertulis dikelola dengan benar bisa menceritakan pengalaman terbaik.
  1. Pertimbangan Untuk Memperbaiki Keadaan, SOP juga berperan sebagai pemahaman mengenai tahapan-tahapan dalam proses peninjauan dalam investigasi kecelakaan. Meskipun kecelakaan tidak selalu menguntungkan, akan tetapi itu sebagai peluang untuk belajar bagaimana memperbaiki kondisi. SOP yang baik memberikan kamu dasar untuk mengawali penyelidikan kecelakaan.
  2. Menyediakan pedoman kerja bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari.
  3. Karena lembaga pendidikan telah memiliki SNP, SOP membantu sebagai standarisasi cara yang dilakukan karyawan/dosen/tendik dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, termasuk mengurangi kesalahan dan resiko kelalaian.
  4. SOP yang tersusun baik membantu staf pelaksana (dosen/pegawai/tendik) menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada bimbingan manajemen. Dengan adanya SOP mampu mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses kegiatan sehari-hari.
  5. Meningkatkan akuntabilitas setiap pekerjaan yang ada. SOP mampu mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas.
  6. Menyediakan bahan-bahan/materi training yang dapat membantu karyawan baru (dosen/pegawai/tendik) untuk cepat menyesuaikan diri dalam melakukan tugasnya.
  7. Menghindari tumpang tindih (overlap) pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. SOP membantu proses pebagian tugas secara lebih efektif dan efisien.
  8. SOP mampu membantu manajemen dalam penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. SOP yang tersusun baik, menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi.
  9. Para pegawai Perguruan Tinggi akan lebih memiliki rasa percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap situasi pekerjaan.

Sedangkan, Menurut pemaparan oleh Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), manfaat SOP secara umum bagi organisasi adalah:

  1. Sebagai standarisasi langkah yang digunakan pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan terjadinya kelalaian.
  2. SOP membantu staf menjadi mandiri dan tidak bergantung pada intervensi manajemen, sehingga dapat meminimalisir keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari.
  3. Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasi tanggung jawab tertentu ketika melaksanakan tugas.
  4. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret guna memperbaiki kinerja serta membantu memberikan evaluasi terhadap usaha yang sudah dilakukan.
  5. Menciptakan bahan-bahan training yang bisa membantu pegawai baru agar dapat cepat melaksanakan tugasnya.
  6. Menunjukkan kinerja bahwa organisasi yang efisien dan dikelola secara baik.
  7. Menyediakan panduan untuk setiap pegawai di unit pelayanan dalam melakukan pemberian pelayanan sehari-hari.
  8. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pada pemberian pelayanan.
  9. Membantu penyelesaian terhadap kesalahan prosedur dalam memberikan sebuah pelayanan. Menjamin proses pelayanan tersebut tetap berjalan secara baik dalam berbagai situasi.

Fungsi SOP bagi Lembaga Pendidikan

  1. Sebagai bagian dari dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Dokumen SPMI terdiri dari Kebijakan SPMI, Manual PPEPP, Standar SPMI, SOP dan Formulir SPMI.
  2. Sebagai acuan dosen/guru/tendik dalam melaksanakan pekerjaan rutin.
  3. Memperlancar tugas dosen/guru/pegawai atau tim/unit kerja.
  4. Sebagai  landasan hukum bila terjadi penyimpangan atau peselisihan.
  5. Memahami dengan jelas hambatan-hambatan pekerjaan dan mudah dilacak.
  6. Tool untuk mengarahkan dosen/guru/petugas (pegawai) untuk sama-sama disiplin dalam mentaat standar dan ketentuan pekerjaan.
  7. Konsistensi, jika SOP diterapkan secara konsistensi ketika mengerjakan segala tugas maupun aktivitas tertentu. Maka, konsistensi tersebut dapat mengurangi kemungkinan terjadinya masalah pada kualitas yang telah diberikan.
  8. Reduksi kesalahan, SOP yang telah jadi mencakup serangkaian perintah atau instruksi untuk melaksanakan tugas. Selama pelaksana SOP melaksanakan tugasnya sesuai dengan yang tertulis, maka peluang mengurangi kesalahan cukup.
  9. Komunikasi, institusi membutuhkan SOP juga sebagai komunikasi. Dengan evaluasi yang dilaksanakan pada prosedur operasi diperbarui, proses, dan setiap pembaruan yang membutuhkan pelatihan baru. Memperbarui SOP dengan memberikan sebuah metode yang digunakan untuk mengkomunikasikan perubahan proses kepada karyawannya

SOP tidak harus dibuat untuk semua kegiatan/ proses dalam organisasi. SOP cukup dibuat untuk kegiatan-kegiatan tertentu yang penting dan beresiko. Adapun langkah-langkah pengembangan SOP sebagai berikut:

  1. Menyusun draf SOP.
  2. Melakukan uji coba SOP sebelum dijalankan & lakukan revisi setelah 1-2 bulan trial.
  3. Melakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yg bisa diakibatkan oleh adanya tehnologi baru, tambahan pekerja, lokasi berbeda, dan semua yg mempengaruhi lingkungan kerja.
  4. Meminta masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP
  5. SOP yang telah terstandarisasi dan eksplisit merupakan sebuah aspek penting dari setiap system kualitas yang akan melahirkan sebuah kemampuan untuk bekerja secara selaras dan sesuai dengan standar yang sudah ada.

SOP yang dirancang secara benar akan menentukan institusi dan tim bekerja dalam proses formal yang terkoordinasi dengan baik, sehingga mampu meningkatkan produktivitas namun juga mengurangi risiko kesalahan. Sehingga pengguna SOP bekerja dalam proses formal dan terkoordinasi. Sedangkan setiap orang mungkin ingin melakukan hal yang benar, akan tetapi kerap kali model setiap orang tentang hal yang benar itu memiliki karakteristik yang berbeda-beda. Hal itu berarti akan menimbulkan hasil akhir yang cenderung beraneka macam sesuai dengan siapa yang mengerjakan tugas tersebut dan persepsi “kebenaran” menurut seseorang secara individu. Cara terbaik untuk melaksanakan aturan untuk setiap pelanggan institusi adalah dengan cara mendokumentasikannya melalui SOP yang benar dan tepat.

SOP umumnya akan menguasai dan berperan menjadi sebuah dokumen yang mengatur, serta mengontrol secara keseluruhan semua proses yang ada di institusi. SOP juga bisa sebagai suatu cara yang efektif untuk mengkomunikasikan sebuah perubahan dalam cara bisnis bekerja terhadap karyawan. Persyaratan bagi SOP dan formatnya memiliki perbedaan antara satu institusi dengan institusi lainnya. Persyaratan SOP juga bisa bergantung terhadap jenis aktivitas yang dilakukan oleh setiap organisasi, maupun mengenai peraturan apa yang diatur oleh bisnis tersebut.

Mempunyai prosedur memang bukanlah solusi dari semua masalah dan tidak bisa menjamin kinerja yang sangat baik maupun hasil yang baik. Akan tetapi, dengan membuat SOP, kamu bisa memastikan bahwa kamu mempunyai sistem dan proses kualitas secara terstruktur, karyawan yang berkualitas, dan budaya perusahaan yang dapat memotivasi setiap individu.

SOP dalam bentuk paling murni tersebut bisa mendukung seseorang yang tepat di lingkungan tepat pula. SOP membantu institusi untuk melakukan evaluasi terhadap apa yang institusi kerjakan, serta juga membantu institusi dalam menentukan bagaimana untuk maju, dan berjalan lancar.